Project Manager คืออะไร? มีแล้วทีมคุณจะปังจริงไหม

Project Manager มีหน้าที่ต้องอะไรบ้าง? และมีความสำคัญอย่างไรกับทีมในบริษัทไม่ว่าจะสายงานไหนก็ตาม วันนี้เรามาลองไขข้อสงสัยกัน

Project Manager (PM) คือใคร?

PM คือบุคคลที่จัดการโปรเจกต์และรับผิดชอบและรับผิดชอบต่อการส่งมอบให้สำเร็จ บุคคลนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการวางแผนดำเนินการจนถึงการปิด ในระหว่างโครงการ ผู้จัดการโครงการจะจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้สนับสนุน ทีมงาน ขอบเขตโดยรวม กำหนดการ งบประมาณ คุณภาพโดยรวมที่ส่งมอบฯลฯ

ความรับผิดชอบของ PM เปลี่ยนไปมากในช่วง 5-10 ปีที่ผ่านมา เมื่อก่อนPM ด้รับมอบหมายให้ดำเนินการตามคำสั่งเพียงอย่างเดียว 

แต่ปัจจุบันรายละเอียดงานของ PM มีขอบเขตที่กว้างกว่ามาก รวมไปถึงกลยุทธ์และความเป็นผู้นำที่มากขึ้น ไม่ใช่แค่ทักษะที่เติบโตขึ้นของ PM เท่านั้น แต่ยังรวมถึงเงินเดือนด้วย แต่ด้วยขอบเขตที่กว้างขึ้นนั้นทำให้มีความคาดหวังมากขึ้น

ความรับผิดชอบและหน้าที่ของ PM

หากคุณดูรายละเอียดงานสำหรับ PM คุณจะพบว่าหน้าที่จะมีความคล้ายๆ กัน คือ การทำให้โปรเจกต์ส่งได้ตรงเวลา เป็นระเบียบ และอยู่ในงบประมาณ โดยกำหนดไทม์ไลน์ เวลาที่ส่งมอบ แบ่งกลุ่มและติดตามงบประมาณ

1. ข้อกำหนด

สร้างข้อกำหนดสำหรับโปรเจกต์ โดยนำพื้นฐานจาก Statement of Work (SOW) หรือจากบันทึกย่อของลูกค้ามารวมกันเพื่อแสดงสิ่งที่ต้องมี รายละเอียด 

2. จัดระเบียบโปรเจกต์

ความรับผิดชอบอย่างหนึ่งของผู้จัดการโครงการคือการเก็บข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์ไว้ในที่เดียว ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ เพื่อให้ทุกคนสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย โดยปกติแล้ว สิ่งนี้จะอยู่บนไดรฟ์ที่แชร์, Google Drive, Dropbox หรือวิธีอื่นๆ

3. สร้างไทม์ไลน์

การวางแผนงานในไทม์ไลน์ ปฏิทิน ทักษะในการบริหารเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการเป็น PM ที่ดี สิ่งแรกที่ต้องถามคือ “อะไรจะเกิดขึ้นตอนนี้ และอะไรจะเกิดขึ้นต่อไป เพื่อให้โปรเจกต์นี้เปิดตัวทันเวลา”

4. ติดตามงบประมาณ

ดูแลให้โปรเจกต์ไม่ให้มีต้นทุนที่สูงเกินคาด ส่วนใหญ่แล้วงบประมาณจะได้รับการแก้ไขตามเวลาที่ PM เข้ามาควบคุม ดังนั้นกระบวนการคือการนำงบประมาณนั้นมากระจายไปตามไทม์ไลน์ที่มี แ

5. กระตุ้นทีม

การสร้างเอกสารและลำดับเวลาและงบประมาณทั้งหมดนั้นสำคัญแต่ทีมของคุณ (และลูกค้าของคุณ) สำคัญที่สุดคุณต้องแน่ใจว่าสิ่งต่างๆ ดำเนินไปตามแผน และทุกคนมีสิ่งที่จำเป็นสำหรับงานที่อยู่ในมือ

6. การแก้ปัญหา

ปัญหาคือสิ่งหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่ทำให้โปรเจกต์ไม่เป็นไปตามแผน  งานของคุณคือวิ่งเข้าหาปัญหาและจัดการปัญหาให้ทันท่วงที เพื่อไม่ให้กระทบต่องบประมาณและกำหนดเวลาของคุณ

7. จัดการความเสี่ยง

คาดการณ์ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และจัดทำแผนฉุกเฉินเพื่อประหยัดเวลาและทรัพยากรให้ได้มากที่สุด ในฐานะ Prject Manager ทีมคาดหวังให้คุณช่วย วิเคราะห์ จัดลำดับความสำคัญ วางแผน มอบหมาย ตรวจสอบ และตอบสนองต่อความเสี่ยง 

8. จัดการการเปลี่ยนแปลง

การกำหนดเวลาเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโปรเจกต์ที่คาดไว้ โปรเจกต์ของคุณต้องอยู่ในข้อจำกัดของขอบเขต ระยะเวลา และงบประมาณ คุณยังต้องพิจารณาว่าผลลัพธ์ของโครงการของคุณจะถูกส่งต่อและนำไปใช้อย่างไร

ได้อ่านทั้งหมดแล้วคิดว่าทุกคนน่าจะพอเข้าใจกันเบื้องต้นแล้วว่า PM มีหน้าที่ต้องทำอะไรบ้าง และมีความสำคัญอย่างไร จริงๆแล้วเปรียบเสทือนหัวใจหลักที่พาให้ทีมสามารุด้าวต่อไปอย่างมีระบบเลยก็ว่าได้ ดังนั้นหากใครที่กำลังสนใจสายงานนี้ลองไปศึกษาหาทักษะเพิ่มเติมกันดู

อย่าลืมกดติดตามช่องทางต่างๆ ของเราเพื่อรับข้อมูลข่าวสารเพิ่มเติมกันนะ
บริการของเรา >> บริการ Astra studio 
Medium: Medium Astra Studio
Website: Astra Studio